Wat kan jij leren van het ICT-beleid van Stad Leuven?

Laura Blanco Martinez | Algemeen | , ,

Naar aanloop van de Fair ICT Awards 2021, zet Fair ICT Flanders deelnemers in de kijker. Ter informatie, maar vooral ter inspiratie. Van kleine ondernemingen tot grote instituten. Kom te weten wat jij kan leren van bedrijven, universiteiten, ondernemingen of gemeenten die al bezig zijn met duurzame ICT.

Vandaag in de kijker: Stad Leuven

Maatregelen met impact

Stad Leuven heeft een ambitieus plan om ICT te verduurzamen. “De minst vervuilende hardware, is de hardware die je niet aankoopt,” zo stelt Dries Capelle, directeur data- en facilitair beheer van Leuven. Toch is hardware onontbeerlijk in een innovatieve overheidscontext, maar “als lokaal bestuur kan je er wel naar streven om de reeds aanwezige hardware zo lang mogelijk in dienst te houden, zodat de aankoop van nieuwe toestellen kan uitgesteld worden. De energiewinst van nieuwe, energiezuinige toestellen kan namelijk nooit de CO2-uitstoot van de productie van een nieuw toestel compenseren.”  De maatregel met de meeste impact op vlak van duurzame ict is voor Stad Leuven dan ook levensduurverlenging.

Concreet nam Stad Leuven de volgende beslissingen:

Thomas Oppens, schepen van ICT in Leuven
Thomas Oppens, schepen van ICT in Leuven

Toestellen worden in plaats van 4 jaar tot wel 5 jaar in dienst gehouden. Speciale aandacht voor levensduurverlenging gaat naar toestellen die gebruikt worden voor kantoorwerk dat weinig rekenkracht vereist.

  • Leuven richt zich intensiever op onderhoudsclausules. Dikwijls komt het voor de leverancier goedkoper uit om een nieuw toestel te voorzien dan om het oude te repareren. Dat moet anders. Daarom vraagt Stad Leuven onderhoudsclausules voor 4 jaar next day on-site, en volgen ze dit goed op.
  • Sinds de start van de coronapandemie heeft de Stad Leuven honderden refurbished laptops gekocht om via het ocmw ter beschikking te stellen aan cliënten, met het oog op e-inclusie (bijvoorbeeld kinderen die afstandsonderwijs moesten volgen). Ze voorzien ook een servicedeskmedewerker om eventuele technische problemen op te lossen.
  • Stad Leuven heeft een ethische clausule toegevoegd rond ICT. Dat betekent dat er gecontroleerd wordt of de hardware die aangekocht wordt, ook vervaardigd werd in goede omstandigheden en met respect voor het milieu. “Zo dragen we ons steentje bij om mensenrechtenschendingen in de ICT-toeleveringsketens aan te pakken en verkleinen we de ecologische impact van onze digitale werking”, licht schepen van ICT Thomas Van Oppens toe.
  • Leuven ging ook van een aankoopformule naar een huurformule. Zo kunnen ze het aantal toestellen afbouwen als de nood eraan zou afnemen, en kan de leverancier de toestellen nog een tweede leven geven.
  • Last but not least brengt de stad een heel aantal applicaties over naar de cloud, zodat ze zelf minder servers nodig hebben. Zonder te vergeten dat ‘the cloud’ ook draait op servers, maakte men de berekening dat dat grote parken zuiniger en efficiënter werken.

Verander de wereld, begin bij jezelf

Verder staat er bij Stad Leuven nog veel op de planning. De ambities op vlak van faire ICT overlappen met SDG’s en de klimaatdoelstelling van de stad, die vooropstellen de eigen werking te verduurzamen. Daarom gaat Leuven nog:

  • De serverruimte herinrichten met het oog op energiebesparing.
  • Faire computermuizen testen van de Duitse fabrikant NagerIT die transparant is over de onderdelen en materialen.
  • Oudere toestellen inzetten als reservetoestellen. Toch hoopt Stad Leuven door te kiezen voor levensduurverlenging, de uitstroom op te laten drogen.

Stad Leuven verduurzaamt, en faire ICT is daar een deel van. Onder het motto “The people who are crazy enough to think they can change the world are the ones who do” toont Leuven ambitie. Laat de andere lokale besturen maar volgen!

Artikel geschreven door Rense Verweerden.

Wat kan jij leren van het ICT-beleid van District 09?

Laura Blanco Martinez | Algemeen | , ,

Naar aanloop van de Fair ICT Awards 2021, zet Fair ICT Flanders organisaties in de kijker die aan de slag gingen met duurzame ICT. Als bron van inspiratie: van kleine ondernemingen tot grote instituten. Kom te weten wat jij kan leren van bedrijven, universiteiten, ondernemingen of gemeenten die al bezig zijn met duurzame ICT. 

Vandaag in de kijker: Stad Gent

Maatregelen om de levensduur van toestellen te verlengen

Gent is op veel vlakken een vooruitstrevende stad. Ook wat duurzame ICT betreft. District09, de opvolger van Digipolis Gent en al bijna 20 jaar de ICT-partner van Stad Gent, doet inspanningen om de levensduur van haar ICT-toestellen te verlengen. “Die focus op levensduurverlenging en circulariteit zit intussen echt ingebakken in onze reguliere werking,” aldus Bert Wauters, verantwoordelijk voor de Servicedesk en een van de trekkers van duurzame ICT bij District09. Wat is dat dan precies, zo’n duurzaam ICT-beleid? Bert legt verder uit:

  • Het begint al bij onze ICT-aankopen: we gaan voor kwaliteitsvolle toestellen, want die gaan vaak langer mee. We eisen ook minimaal 3 jaar garantie van onze leveranciers.
  • We gebruiken bedrijfstoestellen minimaal 5 jaar. Kunnen we ze daarna ergens anders hergebruiken, dan zetten we ze in als vervangtoestel of als toestel voor tijdelijke werknemers. Toestellen die we daarna zelf niet meer kunnen gebruiken, krijgen een derde leven in de klassen van het Stedelijk Onderwijs Gent.
  • ICT-toestellen die na de garantieperiode kapot gaan, herstellen we zelf. Toestellen die totaal onbruikbaar zijn geworden, demonteren we, zodat we de onderdelen kunnen recupereren om weer andere toestellen te herstellen. 
  • Kunnen we echt niets meer doen met een toestel, dan sturen we het naar Recupel, zodat die het op een correcte manier kunnen recycleren.
  • Medewerkers van Stad Gent kunnen in ons aanbod smartphones kiezen voor een Fair Phone en refurbished Iphone. Het aanbod is nog beperkt, omdat deze markt nog jong is, maar we volgen de evolutie op. Voor het Stedelijk Onderwijs kopen we ook regelmatig refurbished laptops aan.

Andere stappen voor een duurzaam ICT-beleid 

De focus op circulariteit en het verlengen van de levensduur van toestellen werpt z’n vruchten af in Gent. Door – op het eerste gezicht – kleine stappen te nemen, kan je immers vaak al een groot resultaat boeken. En het smaakt vooral naar meer. “We voelen dat het draagvlak binnen het bestuur en de organisatie sterk gegroeid is, maar er is ook een maatschappelijke urgentie om meer zorg te dragen voor het milieu en te streven naar betere arbeidsomstandigheden in de sector”, vertelt Bert. Dat verklaart meteen ook waarom ze in Gent de voorbije jaren een versnelling hoger schakelden. 

 

In 2020 besliste District09 om als pilootorganisatie in te stappen in Fair ICT Flanders. En in april van dit jaar sloten ze zich aan bij Electronics Watch, een internationale organisatie die zich inzet voor eerlijke arbeidsomstandigheden bij het ontginnings- en productieproces van ICT door in dialoog te gaan met de ICT-leveranciers en de situatie op het terrein op te volgen. Hoe dat allemaal in z’n werk gaat, zullen ze snel in de praktijk ondervinden, want er staan een aantal grote ICT-aankoopdossiers op de planning waarin ze de samenwerking met Electronics Watch zullen opnemen. 

“We zijn ambitieus, maar tegelijk ook realistisch. Want we weten dat dit geen gemakkelijke opdracht is. De productie van ICT-hardware is bijzonder complex en niet transparant.” licht Bert toe. “Het is dus een langzaam proces op lange termijn, maar wel een noodzakelijke stap. Daar waar andere acties vooral een impact hebben op het einde van de productieketen, heeft dit impact aan het begin van de productieketen.”

Wat doet stad Gent nog op het vlak van duurzame ICT? Werken aan duurzamere ICT is voor hen een continu verbeterproces waarbij ze inzetten op verschillende facetten: van energie, mobiliteit, verpakkingsafval en elektronisch afval tot de ethische en sociale aspecten bij de productie. Enkele voorbeelden: 

  • Bij de bouw van de twee nieuwe datacenters voor Stad Gent zijn de meest ecologische principes toegepast. Bij één datacenter wordt de warmte die de servers afgeven, gerecupereerd om het administratief centrum Zuid gedeeltelijk te voorzien van warm water en verwarming. 
  • Om verplaatsingen, en dus de CO2-uitstoot te beperken, lost District09 problemen zoveel mogelijk op via schermovername op afstand. Door een regiowerking op te zetten, waarbij twee kleine teams van de servicedesk op locatie bij de eindgebruikers werken, is het aantal verplaatsingen drastisch gedaald. Voor de verplaatsingen die wel nog nodig zijn, is District09 bezig om hun wagenpark zo elektrisch mogelijk te maken. 
  • In aankoopdossiers voor ICT-toestellen nemen ze een uitgebreid luik duurzame criteria op. 

Tot slot bouwen ze bij Stad Gent en District09 ook kennis en expertise op rond deze materie. Want daar is nood aan. Naast het leernetwerk van Fair ICT Flanders is District09 actief betrokken binnen het Belgisch leernetwerk voor Duurzame ICT en in een Europese werkgroep rond ethisch verantwoorde ICT. Dat geeft hen ook inspiratie en goesting om verdere stappen te zetten richting duurzame ICT.

Wil je deze organisatie aan het woord horen? Kom dan naar de conferentie van Fair ICT Flanders op 2 december. Schrijf je hier in! 

 

Rense Verweerden

Wat kan jij leren van het ICT-beleid van gemeente Laakdal?

Laura Blanco Martinez | Algemeen | , ,

Naar aanloop van de Fair ICT Awards 2021, zet Fair ICT Flanders organisaties in de kijker die aan de slag gingen met duurzame ICT. Als bron van inspiratie: van kleine ondernemingen tot grote instituten. Kom te weten wat jij kan leren van bedrijven, universiteiten, ondernemingen of gemeenten die al bezig zijn met duurzame ICT. 

Vandaag in de kijker: gemeente Laakdal

Gemeente Laakdal - Bron: Impact Days
Gemeente Laakdal – Bron: Impact Days

Gemeente Laakdal werkt aan een duurzame toekomst. Om klimaatverandering tegen te gaan, is nu actie nodig. Naast inspanningen om de CO2-uitstoot van de gemeentelijke diensten te verlagen en hernieuwbare energie efficiënt in te zetten, streeft Laakdal ook naar een zo duurzaam mogelijk ICT-beleid. Maar hoe evident is het voor een kleine organisatie zoals een gemeente om zo’n duurzame stappen te zetten?

Het antwoord: heel evident. “Het is niet omdat een gemeente minder ICT aankoopt dan een grote organisatie, dat het geen bijdrage kan leveren. Inzetten op levensduurverlenging is heel erg waardevol,” vertelt Kim van Fair ICT Flanders.

Gemeente Laakdal schaart zich dus met veel goesting achter duurzame ICT en circulair gebruik ervan. Hoe doen ze dat?

1. Door aankoop te verduurzamen

Laakdal koopt ICT-apparatuur aan bij leveranciers die toestellen verkopen die  Type1-ecolabels dragen, internationale labels  voor ICT-producten die garanties geven voor een meer milieuvriendelijke en sociaal verantwoorde productie van de toestellen.

2. Door ICT-materiaal te herbestemmen

De end-of-use-flow van ICT-apparatuur wordt flink geoptimaliseerd binnen de gemeente. “We zoeken eerst intern naar een herbestemming van het materiaal, pas daarna gaan we kijken naar buitendiensten zoals bijvoorbeeld scholen,” vertelt Jef Reynders, hoofd ICT van gemeente Laakdal. “Gebruikte smartphones worden getest op mogelijk hergebruik en bewaard voor noodgevallen of als reservetoestellen. En ICT-materiaal dat niet herbruikbaar is, wordt afgevoerd naar Out Of Use, een bedrijf dat instaat voor de recyclage van elektronisch afval van organisaties.”

Zo heeft de gemeente Laakdaal onlangs zo’n 40 laptops van de afvalberg gered en intern hergebruikt om iedereen mobiel te krijgen in functie van thuiswerken. Zodoende spaarden ze ongeveer €40.000 uit: een flink bedrag voor een lokaal bestuur van die grootte én een extra stimulans om tijd en aandacht te steken in duurzame ICT.

3. Door betrokkenheid te creëren

Via gerichte communicatie creëert Laakdal vervolgens meer betrokkenheid rond faire ICT bij medewerkers van verschillende diensten in de gemeente. Ook de inwoners van de gemeente zijn een doelgroep, want ook zij kunnen het verschil maken. Het plan ligt op tafel om inzamelacties op te zetten in de lokale dienstencentra in elk deeldorp. Inwoners van Laakdal kunnen dan vlakbij huis hun toners, inktcartridges en zelfs gsm’s inleveren. Ook ligt een samenwerking met Klimaatmakers in het verschiet. Grote plannen dus!

4. Door te blijven leren

Laakdal consulteert ook het leertraject en de toolbox van Fair ICT Flanders. Zo wordt er elke dag bijgeleerd. Ook communiceert de gemeente naar externe partijen rond de genomen maatregelen binnen dit traject. Leren en inspireren!

Wil je ook aan de slag als gemeente met duurzame aankoop en circulair gebruik van ICT? Kom naar de slotconferentie van Fair ICT Flanders op 2 december. Schrijf je hier in!

 

Artikel geschreven door Rense Verweerden.

Ook bij studenten is er veel animo om ICT te verduurzamen, van aankoop tot recyclage

Wat kan jij leren van het ICT-beleid van Universiteit Gent?

Laura Blanco Martinez | Algemeen | , ,

Naar aanloop van de Fair ICT Awards 2021, zet Fair ICT Flanders deelnemers in de kijker. Ter informatie, maar vooral ter inspiratie. Van kleine ondernemingen tot grote instituten. Kom te weten wat jij kan leren van bedrijven, universiteiten, ondernemingen of gemeenten die al bezig zijn met duurzame ICT. 

Vandaag in de kijker: Universiteit Gent. 

UGent richtte in 2019 een werkgroep op rond faire en circulaire ICT, in het kader van Transitie UGent. Met die werkgroep konden ze grote stappen zetten binnen hun ICT-beleid. Een werkgroep met studenten, professoren, ICT’ers en medewerkers zat samen en slaagde erin om duurzame ICT op de agenda te zetten. Een puik participatief project met grote impact. Want als universiteit heeft de UGent de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de ICT-keten. Aankoop en beleid moeten verduurzamen, maar hoe begin je precies aan zo’n transitie als grote, academische institutie? 

Een duurzaam beleid als deel van de grote strategie 

“Het is vooral een kwestie van durven springen,” stelt Martijn De Keere, beleidsmedewerker ICT aan de UGent. “Een duurzaam ICT-beleid past natuurlijk binnen de algemene strategie, maar de eerste stappen moeten wel gezet worden.” Toch is er bij de UGent ook veel draagvlak, ook onder studenten. Steeds meer studenten hechten belang aan het verduurzamen van de sector, en willen graag dat hun laptops, schermen, kabels op een eerlijke manier geproduceerd worden. Zowel sociale als milieuaspecten zijn daarbij belangrijk.

Draagvlak en durven springen dus. Maar wat zijn dan exact de doelstellingen van UGent en zijn die ook bruikbaar zijn voor kleinere instellingen? UGent heeft de volgende doelen:

  • De best beschikbare duurzaamheidscriteria en labels integreren bij nieuwe of hernieuwde overeenkomsten. 
  • Dialoog met hun ICT-leveranciers aangaan rond mensenrechten en duurzaamheid in hun keten.
  • Een maximale verlenging van de levensduur van ICT-apparatuur
  • Het materiaal in kaart brengen en recycleren in de afvalfase
  • Het personeel (en studenten) sensibiliseren en hierover communiceren

UGent focust daarbij op verschillende fases van het gebruiken van ICT, van aankoop tot recyclage. Als grote consument van ICT-hardware kan een universiteit invloed uitoefenen op andere bedrijven om de keten te verduurzamen. Dat kan natuurlijk met verschillende maatregelen. 

Tips voor duurzame ICT van de UGent 

Dit zijn stappen die de UGent ondernam. Implementeer jij ze binnenkort ook? 

  • Kies voor TCO-gecertificeerde PC’s. ‘TCO Certified’ is een internationaal label voor IT-producten en garandeert dat de productie op een milieuvriendelijke en sociaal verantwoorde wijze gebeurt. 
  • Klop als publieke aankoper aan bij Electronics Watch. Deze onafhankelijke organisatie monitort de arbeidsomstandigheden in de productiefabrieken. De grootste sterkte zit in het systeem van ‘worker-driven monitoring’, waarvoor het samenwerkt met een netwerk van lokale monitors (vaak lokale vakbonden en NGO’s). Electronics Watch gaat niet alleen in dialoog met ICT-leveranciers, ze doen ook uitgebreid onderzoek naar de werkomstandigheden in ICT-producerende landen. Zij gaan niet alleen in dialoog met ICT-leveranciers, ze doen ook uitgebreid onderzoek naar de werkomstandigheden in ICT-producerende landen.
  • Zet in op een circulair gebruik van  IT-hardware binnen de organisatie om de gebruiksduur van je toestellen te verlengen. Dit kan te gaan voor bijvoorbeeld herstel of hergebruik. Zo kan je een tweede leven geven aan toestellen via projecten in het globale Zuiden, zoals VLIR-UOS in Cuba en Ethiopië. Zijn zo’n projecten niet mogelijk voor jou? Doneer de materialen aan Close The Gap vzw voor hergebruik in allerhande ontwikkelingsprojecten. Sterk verouderde of onherstelbaar defecte toestellen worden afgevoerd via Recupel, die er waardevolle stoffen uit recupereert. 
  • Onderschat het belang van participatie niet. Het is belangrijk dat je intern draagvlak creëert, en dat je samenzit met een groep die het voortouw wil nemen die het thema op de agenda willen zetten. Je kan het interne draagvlak analyseren door na te gaan wie er meewerkt aan de doelstellingen rond faire ICT, wie de trekkers zijn, wie de betrokken diensten zijn, hoe medewerkers en andere actoren een rol kunnen spelen in het verhaal. 
  • Inventariseer nauwgezet je aangekochte toestellen. Zo kan je op een bewuste manier omgaan met de toestellen in roulatie. Het maakt het ook mogelijk om het inzamelpercentage van afgedankte toestellen op te krikken  en en meer toestellen op een gepaste manier te laten recycleren. Zo vermijd je dat toestellen vooral stof vergaren in kasten. Binnen de UGent worden er nu ook recyclagepunten ingericht, waar ook defecte en nog werkende ICT-toestellen en gsm’s kunnen ingezameld worden.
  • En verder: visie en kennis van de problematiek is belangrijk. Nog belangrijker is interne samenwerking, waarbij dialoog en wederzijdse ondersteuning centraal staan. Externe ondersteuning, bijvoorbeeld door Fair ICT Flanders, geeft vertrouwen. En ten slotte: geduld is een schone deugd. Nieuw beleid vergt tijd, maar we moeten op dezelfde nagel blijven kloppen. 
Werkgroep ICT van UGent (2019)
Werkgroep ICT van UGent (2019)

Wil je deze organisatie aan het woord horen? Kom dan naar de conferentie van Fair ICT Flanders op 2 december. Schrijf je hier in! 

 

KU Leuven - Winnaar Fair ICT Awards 2020

KU Leuven wint Fair ICT Awards 2020: best practices

Kim Claes | Algemeen, Oplossingen | , ,

Op 15 december nam KU Leuven de Fair ICT Award 2020 in ontvangst: een bekroning van een traject dat al in 2009 begon. Stapje voor stapje implementeert KU Leuven steeds meer duurzaamheids- en mensenrechtenaspecten in hun ICT-beleid. Sofie Pieraerd, Bram Vermeir en Jan De Baere van de dienst ICTS doen het proces uit de doeken en stellen hoge ambities voor de toekomst.

Van Hoecke nv en Universiteit Gent vielen net naast de prijzen.

KU Leuven - Winnaar Fair ICT Awards 2020

ICT duurzaam en fair aankopen

Bram Vermeir, ICT-aankoper KU Leuven: “De laatste 2 jaar hebben we grote stappen gezet om de aankoop van ons ICT-materiaal te verduurzamen, zowel op vlak van duurzaamheid als mensenrechten. Onze grootste hefboom daarin is ons Clients-dossier: de aankoop van desktop computers en laptops, goed voor zo’n 5.000 toestellen per jaar. We hebben aandacht besteed aan duurzaamheidslabels, maar ook gekeken naar de herstelmogelijkheden en de garantieperiode. Die factoren hebben mee een rol gespeeld in het beoordelen van de leveranciers. Voor kopieerapparaten en multifunctionals probeerden we hetzelfde te doen. Dat lag moeilijker: de markt is er minder rijp voor dergelijke criteria dan bij clients-apparatuur.

“De mensenrechtenclausule komt nu in alle hardwarebestekken te staan. Concreet vragen we aan leveranciers om met ons in dialoog te gaan over mensenrechten in de toeleveringsketen. Dat is de minimumvereiste”, Bram Vermeir, KU Leuven

“Ons engagement naar mensenrechten toe is het recentst. Daarin zijn we nog veel aan het bijleren. In het contract met de leverancier voor kopieermachines hebben we al een mensenrechtenclausule toegevoegd. Om die op te stellen vroegen we hulp bij HIVA, het Onderzoeksinstituut voor Arbeid en Samenleving, een onderzoekseenheid van KU Leuven die verschillende trajecten heeft opgestart rond mensenrechten in de toeleveringsketens van de universiteit, waaronder een ICT-traject.

“Die clausule komt nu in alle hardwarebestekken te staan. Concreet vragen we aan leveranciers om met ons in dialoog te gaan. Dat is de minimumvereiste. We vragen ook rapportage over de mensenrechtensituatie in hun eigen toeleveringsketen, over hoe ze omgaan met obstakels en over welke acties ze nemen. Jaarlijks zitten we samen om hun actiepunten te overlopen. Ze dienen ook een contactpersoon aan te stellen die ons te woord staat. Geen verkoper, maar iemand die zelf met deze materie bezig is. Daarnaast vragen we in de clausule om transparantie rond de producten die aan KU Leuven geleverd worden, zoals de locaties van de assemblagefabrieken en de gegevens van hun eigen toeleveranciers. 

“Zelfs voor onze leveranciers is het niet altijd eenvoudig om aan al die informatie te komen: we hopen het bewustzijn zo ook bij hen te verhogen. Bovendien leren we zelf enorm veel bij over toeleveringsketens en de processen die daarmee gepaard gaan.

“Toen we ons belangrijkste contract – het Clients-dossier – laatst gunden, stond die clausule er jammer genoeg nog niet in. Pas in 2023 wordt dat contract hernomen. Dat was voor ons te lang wachten. Dus hebben we nu al aan de huidige leverancier (HP) gevraagd om met ons in dialoog te gaan. We zijn blij dat ze toestemden en we hebben tot nu toe al heel wat bijkomende transparantie verkregen over de manier waarop zij met mensenrechten omgaan. 

“We stuurden hen om te beginnen een gedetailleerde vragenlijst op rond de problematiek. Eerlijk: in het begin kregen we het typische high-level antwoord op onze vragen. Dat Ja-hoor-we-zijn-er-mee-bezig-marketingpraatje volstond voor ons niet. Tijdens onze laatste vergadering gingen we echt in gesprek met de HP-medewerkers die zelf de audits uitvoeren in de productielocaties van HP. Die auditrapporten hebben ze vrijgegeven, inclusief de bijbehorende pijnpunten. Op basis daarvan slaagden we erin veel concretere vragen stellen, en betere antwoorden te krijgen. HIVA en Electronics Watch hebben ons echt geholpen om dieper door te dringen.

“We kijken ook naar onszelf: aan de leverancier vroegen we wat wíj kunnen doen om de druk op de toeleverings-ketens te verlichten”, Bram Vermeir, KU Leuven

“Maar we kijken ook naar onszelf. Aan de leverancier vroegen we ook wat wíj kunnen doen om de druk op de toeleveringsketens te verlichten. Dat proces werkt in 2 richtingen. Die laatste vraag zijn ze bij HP duidelijk niet gewoon. Ook voor hen is het zoeken hoe ze daarmee moeten omgaan. We leren allebei van dit project, en gaan dit zeker herhalen bij andere leveranciers in de toekomst.”

ICT duurzaam en fair inzetten

Jan De Baere, diensthoofd Dienst Lokale Infrastructuur en Ondersteuning bij ICTS (KU Leuven): “Al in 2009 startten we met allerlei initiatieven om ICT op een duurzamere manier aan te pakken. De eerste vraag die we ons stelden was toen: hoe kunnen we de levensduur van onze apparatuur verlengen? Daarop dachten we een concept uit van primaire en secundaire gebruiksscenario’s.

“We hebben zo’n 6.000 pc’s in ons beheer. Die moeten standaard 4 jaar meegaan, en worden in de loop van het vijfde jaar vervangen, net zoals servers. Maar voor schermen, toetsenborden, muizen, routers, switchen en wifi-accesspoints streven we naar 8 jaar. Na 4 à 5 jaar begint voor een laptop of pc een tweede leven als kiosk-, uitleen- of labo-pc. 10% van onze hardware zit nu in zo’n tweede fase.

“10% van onze hardware zit nu in een tweede leven”, Jan De Baere, KU Leuven

“Als er zich een probleem voordoet op vlak van beveiliging, of als een apparaat bepaalde software niet meer aankan, gaat het wel vroeger uit dienst. Zelfs dan krijgt een toestel nog een tweede kans in een minder riskante context, zoals in het onderwijs of aan een studentenvereniging die een eigen server nodig heeft.

“Daarna kijken we buiten de universiteit zelf. Het KU Leuven-personeel kan afgeschreven hardware aan de restwaarde aankopen. Via Close The Gap doneren we toestellen die we niet meer kunnen verkopen. In de laatste 2 jaar tellen we zo 1.900 donaties. 75% kreeg nogmaals een extra leven, 25% werd als e-waste verwerkt. Soms kunnen we ze ook opnieuw inleveren bij de leverancier, in ruil voor een korting op een volgende bestelling. Wat echt niet meer bruikbaar is, gaat naar Renewi of Coolrec, maar dat beperken we tot het absolute minimum.

“Vanaf 2014 zijn we gestart met een traject om het print- en kopievolume van de universiteit te verminderen. De eerste stap was het afbouwen van het aantal printers. Nu beheren we een 50-tal printers. De meeste toestellen zijn aangesloten op een netwerk. Dat laat ons toe om zuinige instellingen, zoals standaard tweezijdig printen, over alle printers te synchroniseren. 

“Daarnaast maakten we de overstap naar laserprinters en installeerden we een systeem waarbij een printeropdracht pas wordt uitgevoerd als je op de printer inlogt met je personeels- of studentenkaart en je de opdracht ter plaatse vrijgeeft. Zo wordt er nooit meer per ongeluk of op een verkeerde printer uitgeprint. Deze service bieden we aan alle IT-diensten van KU Leuven aan. In totaal is deze actief op meer dan 2.500 printers. 6% van de bladzijden die naar onze printers gestuurd wordt, drukt men nooit af. Goed voor een papierbesparing van jewelste: op de 33 miljoen uitgeprinte bladzijden per jaar, sparen we 1,3 miljoen bladzijden uit.

“In bibliotheken en leercentra maakten we scannen gratis. Voor kopiëren en voor printen moet je wel betalen. Nu al zijn 5% van alle jobs scanjobs; een aantal dat jaar na jaar stijgt.

“Ook in stijgende lijn: videovergaderen en online onderwijs. Daar zit COVID-19 natuurlijk voor een stuk tussen. Een groot deel van de infrastructuur was voor corona al beschikbaar, zoals Skype voor Bedrijven voor videoconferencing en Kaltura voor lesopname en streaming. Dit aanbod breidden we uit met Microsoft Teams en Blackboard Collaborate voor online vergaderen en onderwijs, en met een eigen streamingplatform: livestream.kuleuven.be. Met vestigingen van Brugge tot Hasselt sparen we daardoor behoorlijk wat fysieke verplaatsingen uit. Tijdens corona is het gebruik geëxplodeerd: voor Skype voor Bedrijven gingen we gedurende de eerste lockdown van 2.600 vergaderingen per maand naar 31.800. In Blackboard Collaborate zien we vanaf eind september op lesdagen gemiddeld 3.500 sessies per dag met zo’n 15.000 unieke gebruikers die continu verbonden zijn. Vanaf begin november – als gevolg van code rood – steeg dit tot gemiddeld 5.000 sessies per dag voor meer dan 30.000 unieke bezoekers per dag. Op het streamingplatform verschijnen gemiddeld 3.000 simultane kijkers de hele dag lang. Dagelijks worden ook gemiddeld tussen de 60.000 en 70.000 lesopnames en kennisclips bekeken. We voorzien natuurlijk op zoveel mogelijk plaatsen ook de nodige hardware die compatibel is met al die platformen. Deze indrukwekkende transformatie naar een hybride en online universiteit is intussen bekroond met de ‘Covid-19 Project of the Year 2020′-award, uitgereikt door Data News op 2 december.

“Tot slot werken we ook hard aan onze datacenters. Tussen 2009 en 2015 zijn we van 60 – vaak niet zo efficiënte – computerzalen naar 8 zalen gegaan, verdeeld over de campus. We bouwden ook een gloednieuw centraal datacenter, met verregaande aandacht voor Green IT. De meeste winst boeken we door servervirtualisatie: we vervangen fysieke servers door virtuele servers, die we dan samen op één stuk hardware laten draaien. Van onze 2.700 servers is wel 90% virtueel.

“Energiebesparing is daarin de grootste werf. Datacenters creëren veel warmte, en moeten gekoeld worden. Maar het hoeft er niet zo fris te zijn als in de lokalen of kantoren. Doordat we werken met relatief hoge koelwatertemperaturen, voldoet passieve koeling via eenvoudige ventilatie van de buitenlucht voor het grootste deel van het jaar. Enkel in de warme zomermaanden is extra actieve koeling noodzakelijk. De koude en warme zones in het datacenter houden we bovendien strikt gescheiden, zodat koude lucht 100% ingezet wordt voor koeling van servers. De door de servers geproduceerde warmte dumpen we niet in de omgeving, we gebruiken een warmtepomp om deze restwarmte te recycleren voor de verwarming van onze kantoren.”

Hoe start je zelf met Faire ICT?

Sofie Pieraerd, hoofd Klanten- en Servicecentrum van ICTS (KU Leuven): “Voor duurzame IT-aankopen bestaan er geen magische oplossingen. Er is geen enkel certificaat of clausule waarvan je kan zeggen ‘Als ik dit in mijn bestek opneem ben ik duurzaam of fair bezig’. De bruikbaarheid van die labels en certificaten verschilt bovendien erg van product tot product. Voor laptops en desktops lukte het wel, voor printers blijkt het een stuk moeilijker. 

“Voor duurzame IT-aankopen bestaan er geen magische oplossingen. Er is geen enkel certificaat of clausule waarvan je kan zeggen ‘Als ik dit in mijn bestek opneem ben ik duurzaam of fair bezig’”, Sofie Pieraerd, KU Leuven.

“Als eerste tip zou ik meegeven dat het belangrijk is je goed voor te bereiden: informatie inwinnen, leveranciers bevragen, onderzoek doen, enz. Zo vermijd je onaangename verrassingen later in het traject. Als je blindelings certificaten gaat eisen die bijvoorbeeld niet courant zijn in een bepaald marktsegment, rij je jezelf vast. Maar je hoeft ook niet te kiezen voor labels waar alle kandidaat-leveranciers al aan voldoen: je moet kunnen differentiëren. En pas op voor greenwashing

“Extra moeilijkheid: de nieuwste technologieën – vaak duurzamer dan oudere technologieën – zijn op het moment van je aanbesteding soms nog niet gecertifieerd. Dan stel je die eisen best pas in de uitvoeringsfase.

“Naast een goede voorbereiding heb je ook een zekere expertise nodig. Dat is mijn tweede tip. Wanneer het over mensenrechten gaat, begeef je je namelijk op een domein dat veel breder gaat dan IT: er spelen ook wettelijke, juridische en socio-economische aspecten. Daar hebben wij als IT’ers vaak minder kaas van gegeten. Die expertise hoef je gelukkig niet per se in huis te hebben, er zijn organisaties die je daarbij kunnen helpen.

“Nog een tip: begin van onderuit. Zeker bij grote organisaties is het niet altijd eenvoudig om veranderingen in één trek door te voeren. Maar je hoeft niet te wachten op gewichtige beleidsaanpassingen: begin bij de zaken waar je zelf verantwoordelijk voor bent.

“Als vierde tip zou ik aanraden om niet in te boeten op security, bedrijfszekerheid of comfort van de gebruikers. We willen onze duurzame initiatieven op lange termijn verzekerd zien. Dat gaat moeilijk als je grote opofferingen in ruil vraagt.

“Tot slot geef ik graag mee dat je kosten best vergelijkt op de lange termijn. Als je je hardware langer wil laten meegaan, moet die eerst goed gebouwd zijn. Producten voor eindgebruikers worden vaak verlijmd, wat latere geheugen-updates of de vervanging van kapotte onderdelen uitsluit. Behuizing met schroefjes laat dat wél toe en gaat dus langer mee.

 “We blijven timmeren aan de weg die we al hebben afgelegd. Als associatie hebben we de kracht om andere entiteiten en hogescholen binnen onze structuur mee te krijgen”, Sofie Pieraerd, KU Leuven.

 “We blijven timmeren aan de weg die we al hebben afgelegd. De markt en de technologieën veranderen constant. Wat we zelf hebben geleerd, willen we graag delen met anderen. Maar we staan er evengoed voor open om input te krijgen van andere organisaties. Als Associatie KU Leuven hebben we ook de kracht om andere entiteiten en hogescholen binnen onze structuur mee te krijgen. Door samen te werken, behalen we de beste resultaten.”

Alle info over de KU Leuven-initiatieven rond duurzame IT vind je op www.kuleuven.be/icts/duurzaamheid

De Fair ICT Awards 2020 is een initiatief van Fair ICT Flanders (een project van CATAPA, Bond Beter Leefmilieu, Ondernemers voor Ondernemers) en Vlaanderen Circulair.

CATAPA
Bond Beter Leefmilieu

Ding mee naar de eerste prijs voor eerlijke ICT

Kim Claes | Algemeen
PERSBERICHT
CATAPA, Bond Beter Leefmilieu, Ondernemers voor Ondernemers en Vlaanderen Circulair 

Ding mee naar de eerste prijs voor eerlijke ICT

De ontginning van grondstoffen voor ICT-apparatuur en de fenomenale hoeveelheden elektronisch afval wegen zwaar op onze aarde. Verkleint jouw organisatie haar impact door bijvoorbeeld de levensduur van apparaten te verlengen, refurbished laptops aan te kopen of circulaire criteria op te nemen in bestekken? Schrijf je dan voor 15 november 2020 in voor de Fair ICT Awards op fairictflanders.be/fairictawards.

CATAPA, Bond Beter Leefmilieu, Ondernemers voor Ondernemers en Vlaanderen Circulair willen onze ICT hervormen. Met het project Fair ICT Flanders zetten de organisaties in op een duurzamer ICT-aankoop- en verwerkingsbeleid in Vlaanderen. Maar ze kijken ook buiten de grenzen en ijveren voor betere werk- en leefomstandigheden voor gemeenschappen die actief zijn in de mijnbouw en ICT-productiesector in het Globale Zuiden. Om goede praktijkvoorbeelden in de kijker te zetten, lanceren ze de Fair ICT Awards.

Gigantische hoeveelheden afval

Smartphones, tablets, laptops, printers: ze zijn niet meer weg te denken uit de werksfeer en veranderen de wereld in sneltempo. Ze produceren fenomenale hoeveelheden afval: in 2018 werden wereldwijd alleen al 1,46 miljard smartphones geproduceerd.

De industrie houdt vast aan een lineair ‘take – make – waste’-businessmodel. De gemiddelde levensduur van een smartphone bedraagt 1,5 tot 2 jaar. Ecodesign en modulaire toestellen zijn in de ICT-sector moeilijk te vinden. Volgens Global E-Waste Monitor belandt jaarlijks het gewicht van 4.500 Eiffeltorens aan elektronisch afval op de vuilnisbelt. Dat cijfer stijgt trouwens elk jaar.

Macht van gebruikers

Organisaties, scholen, besturen en ondernemingen hebben de macht en de sleutels in handen om dit onevenwicht recht te trekken. Door ICT-materiaal te eisen dat op een sociaal en ecologisch verantwoorde manier gemaakt is, duwen we de producenten automatisch in de juiste richting.

Voorwaarden

Alle Vlaamse bedrijven, non-profitorganisaties, instellingen hoger onderwijs en lokale besturen die inzetten op het duurzaam aankopen of beheren van ICT-apparatuur komen in aanmerking voor de Fair ICT Awards.

Integreert jouw organisatie circulaire criteria binnen de bestekken voor ICT-hardware? Heeft jouw bedrijf refurbished laptops aangekocht? Verleng je actief de gebruiksduur van je ICT door de apparaten te delen of intern te verhuren? De Awards belonen het fair en duurzaam omgaan met toestellen. Inschrijven kan via fairictflanders.be/fairictawards.

Prijsuitreiking

De winnaars krijgen niet enkel een welverdiende trofee, maar ook media-aandacht tijdens de prijsuitreiking van de Fair ICT Awards. Bovendien kunnen ze met trots het label ‘Winnaar Fair ICT Awards 2020’ op hun website plaatsen en genieten van verschillende mogelijkheden tot publiciteit binnen Fair ICT Flanders.

De deadline voor indiening is 14 november 2020. Op 30 november worden de genomineerden bekend gemaakt om dan op de prijsuitreiking van 15 december de winnaar aan het grote publiek voor te stellen. Inschrijven kan eenvoudig via fairictflanders.be/fairictawards. De Fair ICT Awards zijn een initiatief van Fair ICT Flanders en Vlaanderen Circulair.

Voor vragen of voor een goed gesprek over duurzame en eerlijke ICT kan je steeds contact opnemen met:

Kim Claes
Projectcoördinator FAIR ICT Flanders
CATAPA
kim.claes@catapa.be
+32 483 16 45 02

Helpen certificaten de ICT-sector verduurzamen?

Kim Claes | aankoop, Algemeen, Consumptie, Oplossingen | , , ,

De ICT-sector kampt met heel wat uitdagingen op vlak van duurzaamheid. Want de productie van smartphones, computers en laptops heeft een erg grote impact op mens en milieu. In theorie zouden standaarden, certificaten en monitoringsystemen ICT-aankopers kunnen helpen om duurzamere keuzes te maken. In de praktijk blijkt dit niet zo eenduidig te zijn.  Is er dan geen aanbod van certificaten voor ICT? Zijn ze betrouwbaar en bruikbaar?

Read more “Helpen certificaten de ICT-sector verduurzamen?”

De complexe weg naar duurzame ICT aankoop…

Kim Claes | aankoop, Algemeen, Oplossingen

Op 11 februari tekenden 25 deelnemers, van 17 verschillende organisaties, present voor de 2e workshop van het Fair ICT Flanders-leertraject. Deze workshop ‘Duurzaan aankopen van ICT hardware’,  ging dieper in op de mogelijkheden binnen een aankoopproces om werk te maken van Faire & circulair ICT. De workshop werd georganiseerd in samenwerking met HIVA KULeuven. Het bleek een uitdagende maar boeiende zoektocht.

Read more “De complexe weg naar duurzame ICT aankoop…”

Flemish buyers go for fair and circular ICT!

Kim Claes | aankoop, Algemeen, Consumptie, Oplossingen

On 9 December, the ‘Conference on Fair & Circular ICT’ took place in Ghent, organised by Fair ICT Flanders in collaboration with Make ICT Fair.  It was the first conference in Flanders to be entirely dedicated to the theme: “How can you, as an ICT buyer, do your bit towards a more sustainable world? With 110 participants, the conference shows that the theme is very much alive among buyers, sustainability employees and ICT professionals from public institutions and private companies.

Read more “Flemish buyers go for fair and circular ICT!”

Vlaamse aankopers gaan voor faire en circulaire ICT

Kim Claes | Algemeen, Consumptie, Oplossingen

Op 9 december ging in Gent de ‘Conference on Fair & Circular ICT’ door, georganiseerd door Fair ICT Flanders.  Het was de eerste conferentie in Vlaanderen volledig gewijd was aan het thema: “Hoe kan je als ICT-aankoper je steen bijdragen aan een duurzamere wereld?” 110 deelnemers tekenden present. Het toont dat het thema leeft bij aankopers, duurzaamheidsmedewerkers en ICT’ers van publieke instellingen en private bedrijven.

De kracht van verantwoorde aankoop

De productie van laptops, smartphones, servers… gaat gepaard met vele mensenrechtenschendingen en heeft een enorme ecologische impact.  De organisatoren willen met deze conferentie concrete handvaten aanleveren aan grote aankopers van ICT hardware uit de publieke én private sector in Vlaanderen. Zij kunnen via hun aankoopbeleid druk zetten op de ICT bedrijven en bijdragen aan het verbeteren van de lokale werk –en leefomstandigheden binnen de ICT toeleveringsketen. Na speeches van Gentse schepen Sofie Bracke en Logistiek beheerder van de UGent Jeroen Vanden Berghe, opende Kim Claes, coördinator van Fair ICT Flanders  de dag:  

‘Er is een heel groot potentieel. Aankopers in Vlaanderen zijn zich nog te weinig bewust van de kracht die ze hebben. Via hun koopkracht kunnen ze ijveren voor de bescherming van milieu –en mensenrechten. Het is daarom goed om te kijken wat hierrond gebeurt in andere Europese landen en de krachten te bundelen hier in Vlaanderen.” 

Alain Linard, Diensthoofd bedrijfsvoering Digipolis Gent gaf aan:

We willen het belastinggeld van mensen op een verantwoorde manier gebruiken. We willen via onze aankoop niet bijdragen aan mensenrechtenschendingen en aldus onze verantwoordelijkheid opnemen.”

Nood aan verandering

Dat er dringend verandering nodig is, toonde de Vietnamese Ha Kim Thi Thu, die stilstond bij de ernstige schendingen van de arbeidsrechten in Vietnam binnen de fabrieken van leveranciers van  oa. Samsung, Panasonic en Intel. De andere sprekers bespraken de mogelijke oplossingen voor de genoemde problemen, gaande van arbeiders gestuurde monitoring van de keten, certificeringslabels voor ICT tot een eigen traceringssysteem (van Fairphone).  In de paneldiscussie gingen de sprekers met elkaar in discussie en  werd duidelijk dat de uitdagingen in de ICT-keten meer nodig hebben dan de standaard sociale audits die nu gebeuren. Peter Pawlicki, Director of Outreach and Education, van de NGO Electronics Watch, verwoordde het alvast krachtig: 

“We hebben bewijzen dat werknemers soms getraind worden in wat ze moeten zeggen tegen auditors. Dit zijn de zogenaamde ‘arbeiderstrainingen’. Een audit geeft een verkeerd beeld van de dagelijkse realiteit in de fabriek.”

In de namiddag presenteerden koplopers uit de EU en Vlaanderen hun goede voorbeelden en konden de deelnemers in dialoog gaan met de aanwezige experten.  Fair ICT Flanders zal 3 jaar lang ondersteuning aanbieden aan organisaties die werk willen maken van een meer fair en circulair ICT aankoopbeleid.

Het programma is nog steeds te vinden via deze link.

A full house, listening to the speakers during the panel discussion.
Paneldiscussie over de relevantie van certificeringsmechanismen en monitoringssystemen van de ICT-leveringsketen.
Panel discussion with 6 specialists at the table.
One of the parallel discussion tables in which the participants could talk to the speakers and experts.